Расчеты с подотчетными лицами

Задолженность подотчетных лиц – денежные средства, выданные сотрудникам, за которые они на момент занесения остатков не отчитались перед организацией.

Для ввода задолженности подотчетных лиц используется документ Ввод остатков задолженности подотчетников.

В шапке документе указываются:

■ Организация – юридическое лицо, перед которым у подотчетного лица имеется задолженность;

■ Подразделение – подразделение, для которого необходимо занести остатки задолженности подотчетных лиц.

В табличной части документа указываются:

■ Подотчетное лицо – физическое лицо, которому требуется отчитаться перед организацией за предоставленные денежные средства;

■ Сумма – сумма денежных средств, предоставленная подотчетному лицу, за которую оно еще не отчиталось;

■ Валюта – валюта взаиморасчетов между организацией и подотчетным лицом.

Суммы управленческого и регламентированного учета рассчитываются автоматически.

Если на предприятии используются оценка и контроль выданных подотчетному лицу денежных средств в разрезе статей ДДС, то при вводе остатков необходимо обеспечить обособленное занесение денежных средств по целям выдачи. Для этого необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство – Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей.

Для ввода остатков задолженности подотчетных лиц в разрезе цели выдачи заполняется поле Цель выдачи в табличной части документа.

Перерасходы денежных средств возникают в случаях, когда подотчетное лицо израсходовало больше ДС, чем ему было выдано на соответствующие расходы под отчет.

Для ввода остатков перерасходов подотчетных лиц используется документ Ввод остатков перерасходов подотчетных средств.

В шапке документе указываются:

■ Организация – юридическое лицо, в рамках которого ведется учет остатков перерасхода денежных средств;

■ Подразделение – подразделение, для которого необходимо занести остатки перерасходов подотчетных лиц.

В табличной части документа указываются:

■ Подотчетное лицо – сотрудник организации, у которого зарегистрирован признанный обоснованным перерасход подотчетных сумм;

■ Сумма – величина перерасхода подотчетных сумм;

■ Валюта – валюта взаиморасчетов между организацией и подотчетным лицом.

Если на предприятии используются оценка и контроль выданных подотчетному лицу денежных средств в разрезе различных статей ДДС, то при вводе остатков необходимо обеспечить обособленное занесение перерасходов денежных средств по целям выдачи (например, командировочные расходы и др.). Для этого устанавливается функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Казначейство – Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей.

Для ввода задолженности подотчетных лиц в разрезе цели выдачи заполняется поле Цель выдачи в табличной части документа.